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Chapitre 3 — Organisation – Attributions – Fonctionnement

Article 12 : Organes

Les organes de l’Association sont :

  • l’Assemblée Générale ;
  • le Conseil d’Administration ;
  • le Comité de Supervision ;
  • la Direction ;
  • le Secrétariat.

Section I : Les Assemblées Générales

Les Assemblées Générales Ordinaires

Article 13 : Sessions

L’Assemblée Générale se réunit au moins une fois par an en session ordinaire, sur convocation du Président du Conseil d’Administration, sans que le nombre de sessions n’excède trois (3).

Une session ordinaire se tient obligatoirement au cours du deuxième trimestre de chaque année.

Article 14 : Participations – Procuration

Tous les membres de l’Association assistent aux sessions de l’Assemblée Générale. Chaque membre peut se faire représenter par un autre membre muni d’une procuration en bonne et due forme. Cependant aucun membre ne peut disposer de plus d’une procuration.

Article 15 : Convocation et ordre du jour

Les convocations sont adressées par courrier, au moins quinze (15) jours avant la date de tenue de la session. Les convocations précisent l’objet et l’ordre du jour de la session. Elles sont accompagnées de tout document pertinent.

Les convocations sont adressées par courrier avec accusé de réception ou par tout autre moyen laissant trace écrite.

En cas d’urgence dûment constatée par le Président du Conseil d’Administration, l’Assemblée Générale peut être convoquée sans condition de délai.

L’ordre du jour est défini par le Président du Conseil d’Administration.

Lorsque la convocation est irrégulièrement établie et qu’il est attesté que son destinataire ne l’a pas reçue, ce dernier peut solliciter que l’assemblée soit reportée à une autre date, dans les conditions de délai de convocation d’une Assemblée Générale.

Les sessions se tiennent au siège de l’Association ou à tout autre endroit préalablement identifié par le Président du Conseil d’Administration.

Article 16 : Bureau de séance

L’Assemblée Générale est dirigée par un bureau présidé par le Président du Conseil d’Administration assisté de deux (02) personnes issues respectivement des groupes deux (2) et trois (3).

Avant le début de séance, les membres de l’Association émargent sur une liste de présence signée certifiée par le président et le secrétaire de séance.

Article 17 : Nombre de voix

Chaque membre ayant voix délibérative n’a droit qu’à une seule voix et à une seule procuration. Cette voix est exprimée via la personne physique représentant du membre au sein de l’Association.

Article 18 : Délibérations

L’Assemblée Générale statue sur tous les dossiers relevant de ses attributions telles que définies dans les statuts.

Pour délibérer valablement, l’Assemblée Générale doit réunir au moins les trois quarts (3/4) de ses membres. Au cas où le quorum n’est pas atteint, une seconde réunion est convoquée dans les quinze (15) jours qui suivent. Dans ce cas, l’Assemblée Générale délibère quel que soit le nombre des membres présents.

Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres présents ou ayant voix délibérative.

En cas d’égalité des voix, celle de la personne assurant la présidence de l’assemblée compte double.

Article 19 : Procès-verbaux

Les délibérations et les décisions de l’Assemblée Générale sont consignées dans un procès-verbal rédigé par le secrétaire de séance et signé par ce dernier et le Président de l’Assemblée.

Les copies ou extraits des procès-verbaux qui doivent être présentés à des tiers doivent être authentifiés par le Président du Conseil d’Administration.

II- Les Assemblées Générales Extraordinaires (AGE)

Article 20 : Participations

Tous les membres de l’Association ont le droit de participer aux AGE.

Lorsque l’ordre du jour porte sur la modification des statuts ou la dissolution du LEDD-CI, tous les membres doivent être présents.

Au cas où le quorum ne serait pas atteint, une seconde session est convoquée dans les quinze (15) jours qui suivent.

Dans le cas, le quorum exigé pour la tenue de la session est fixé à trois quarts (3/4) des membres de l’Association.

Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres présents ou représentés et ayant voix délibérative.

En cas d’égalité des voix, celle de la personne assurant la présidence de l’assemblée compte double.

Article 21 : Convocation et ordre du jour

Les convocations sont adressées par courrier, au moins quinze (15) jours avant la date de tenue de l’AGE. Les convocations précisent l’objet et l’ordre du jour de l’AGE. Elles sont accompagnées de tout document pertinent.

Les convocations sont adressées par courrier avec accusé de réception ou par tout autre moyen laissant trace écrite.

En cas d’urgence dûment constaté par le PCA, l’AGE peut être convoquée sans condition de délai dans les mêmes formes visées à l’alinéa précédent.

L’ordre du jour est établi par le Président du Conseil d’Administration et adopté par les membres de l’AGE présents.

Lorsque la convocation est irrégulièrement établie et que le destinataire ne l’a pas reçue, l’AGE est reportée à une date ultérieure.

Les AGE se tiennent au siège de l’Association ou en cas d’impossibilité, à tout autre endroit préalablement identifié par le Président du Conseil d’Administration.

Article 22 : Bureau de séance

L’Assemblée Générale Extraordinaire est dirigée par un bureau présidé par le PCA assisté de deux (02) personnes issues respectivement des groupes 2 et 3. Avant le début de séance, les membres de l’Association émargent sur une liste de présence signée et certifiée par le président et le secrétaire de séance.

Article 23 : Nombre de voix

Chaque membre ayant voix délibérative n’a droit qu’à une seule voix et à une seule procuration.

Article 24 : Délibérations

L’Assemblée Générale Extraordinaire statue sur tous les dossiers relevant de ses
attributions telles que définies dans les statuts.

Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres présents ou représentés et ayant voix délibérative.

En cas d’égalité des voix, celle de la personne assurant la présidence de l’assemblée compte double.

Article 25 : Procès-verbaux

Les délibérations et les décisions de l’AGE sont consignées dans un procès-verbal rédigé par le secrétaire de séance et signé par ce dernier et le Président de l’Assemblée.

Les copies ou extraits des procès-verbaux qui doivent être présentés à des tiers doivent être authentifiés par le Président du Conseil d’Administration.

Section 2 : le Conseil d’Administration (CA)

Article 26 : Sessions

Le Conseil d’Administration se réunit deux fois par an à intervalle de six mois en session ordinaire sur convocation du Président du Conseil d’Administration.

Il peut se résumer en session extraordinaire sur convocation de son président ou des deux tiers des membres du Conseil d’Administration, ou à la demande du président du comité de supervision.

En cas de nécessité, le Président du Conseil d’Administration peut mettre en place une ou plusieurs commissions ad’ hoc ou groupes techniques de travail pour réfléchir sur des questions précises liées à l’activité de l’Association (achats, audits, ressources humaines).

Les AGE se tiennent au siège de l’Association ou en cas d’impossibilité, à tout autre endroit préalablement identifié par le Président du Conseil d’Administration.

Article 27 : Participation

Tous les membres du Conseil d’Administration assistent aux sessions du conseil.

Chaque membre peut se faire représenter par un autre membre muni d’une procuration en bonne et due forme. Cependant aucun membre ne peut disposer de plus d’une procuration.

Le Président du Conseil d’Administration peut convier, si besoin, outre le Président du Comité de Supervision, toute autre personne dont l’expertise est requise à prendre part aux réunions du Conseil d’Administration.

Article 28 : Convocation et ordre du jour

Les convocations sont adressées par courrier, au moins quinze (15) jours avant la date de tenue de la session. Les convocations précisent l’objet et l’ordre du jour de la session. Elles sont accompagnées de tout document pertinent.

Les convocations sont adressées par courrier avec accusé de réception ou par tout autre moyen laissant trace écrite.

En cas d’urgence dûment constaté par le Président du Conseil d’Administration, la session peut être convoquée sans condition de délai dans les mêmes formes visées à l’alinéa précédent.

En cas d’empêchement du Président du Conseil d’Administration dûment constaté,
les convocations sont adressées par le doyen d’âge du Conseil.

L’ordre du jour est établi par le Président du Conseil d’Administration et adopté par les membres du Conseil d’Administration présents.

Lorsque la convocation est irrégulièrement établie et qu’il est attesté que son destinataire ne l’a pas reçue, ce dernier peut solliciter que la session soit reportée à une autre date.

Les sessions se tiennent au siège de l’Association ou en cas d’impossibilité, à tout autre endroit préalablement identifié par le Président du Conseil d’Administration.

Article 29 : Bureau de séance

La session du Conseil d’Administration est dirigée par son président assisté de deux (02) personnes issues respectivement des groupes 2 et 3. Avant le début de séance, les membres du Conseil d’Administration émargent sur une liste de présence signée par le président et le secrétaire de séance.

Article 30 : Nombre de voix

Chaque membre n’a droit qu’à une seule voix et à une seule procuration.

Article 31 : Délibération

Le Conseil d’Administration statue sur tous les dossiers relevant de ses attributions telles que définies dans les statuts.

Pour délibérer valablement, le Conseil d’Administration doit réunir au moins les deux tiers (2/3) de ses membres. Au cas où le quorum n’est pas atteint, une seconde réunion est convoquée dans les quinze (15) jours qui suivent. Dans ce cas, le Conseil d’Administration délibère quel que soit le nombre des membres présents.

Les décisions du Conseil d’Administration sont prises à la majorité absolue des membres présents ou représentés et ayant voix délibérative.

En cas d’égalité des voix, celle de la personne assurant la présidence de la réunion compte double.

Article 32 : Procès-verbaux

Les délibérations et les décisions du conseil d’administration sont consignées dans un procès-verbal rédigé par le secrétaire de séance et signé par ce dernier et le Président du conseil.

Les copies ou extraits des procès-verbaux qui doivent être présentés à des tiers doivent être authentifiés par le Président du Conseil d ‘Administration.

Section 3 : Le Comité d’Éthique et de Supervision (CES)

Article 33 : Attributions

Le Comité d’Éthique et de Supervision est l’organe de suivi de la gestion de la Direction. A ce titre, il veille entre autres, au respect des termes de la convention liant l’Association à L’État.

Article 34 : Composition

Le Comité d’Éthique et de Supervision est composé comme il est indiqué à l’article 20 des statuts. Toutefois, les membres de ce comité sont désignés en fonction de leurs compétences en matière juridique, financière, de gestion de stocks, de gestion d’entreprises, en santé publique et en affaires sociales.

Article 35 : Sessions

Le comité d’Éthique et de Supervision se réunit au moins une fois par trimestre sur convocation de son Président ou à l’initiative de trois de ses membres.

En cas d’urgence, le Comité d’Éthique et de Supervision peut se tenir à l’initiative d’un de ses membres, du Président du Conseil d’Administration ou du Président du comité sur convocation de ce dernier.

Article 36 : Participation

Tous les membres du Conseil d’Administration assistent, de droit, aux réunions du
comité.

Le Président du Comité d’Éthique et de Supervision peut convier, si besoin, outre
le Directeur, toute autre personne dont l’expertise est requise à prendre part aux réunions dudit comité.

Article 37 : Convocation et ordre du jour

Les convocations sont adressées au moins quinze (15) jours avant la date de tenue de la réunion. Les convocations précisent l’ordre du jour de la réunion. Elles sont accompagnées de tout document pertinent.

Les convocations sont adressées par courrier avec accusé de réception ou par tout autre moyen laissant trace écrite.

En cas d’urgence dûment constatée par le Président du Comité de Supervision, la réunion peut être convoquée sans condition de délai dans les mêmes formes visées à l’alinéa précédent.

En cas d’empêchement du Président du Comité de Supervision dûment constaté, le vice-président dudit comité est subrogé dans les prérogatives du président.

L’ordre du jour est établi par le Président du Comité de Supervision, et adopté par ses membres présents.

Les réunions se tiennent au siège de l’Association ou en cas d’impossibilité, à tout autre endroit préalablement identifié par le Président du Conseil d’Administration.

Article 38 : Délibérations

Le Comité de Supervision statue sur tous les dossiers relevant de ses attributions et conformément à son ordre du jour.

Pour délibérer valablement, le Comité de Supervision doit réunir au moins trois personnes. Au cas où ce quorum n’est pas atteint, une seconde réunion est convoquée dans les cinq (05) jours qui suivent. Dans ce cas, le comité délibère quel que soit le nombre de personnes présentes.

Les décisions sont prises à la majorité simple des personnes présentes.

En cas d’égalité des voix, celle de la personne assurant la présidence compte double.

Article 39 : Procès-verbaux

Les délibérations et les décisions du Comité sont consignées dans un procès-verbal rédigé par le secrétaire de séance et signé par ce dernier et par le Président du Comité.

Les procès-verbaux sont transmis à la diligence du Président du Comité à tous les membres du Conseil d’Administration.

Section 4 : La Direction

Article 40 : Le Directeur

Le LEDD-CI est dirigé par un Directeur. Ce dernier est recruté par appel à candidatures et/ou nommé par le Conseil d’Administration.

Le Directeur exerce tous les pouvoirs de direction et de gestion de l’Association. A ce titre, il :

  • assure l’exécution des décisions prises par le Conseil d’Administration ;
  • informe régulièrement le Conseil d’Administration de l’exécution de la politique générale de l’Association telle que définie par ledit Conseil ainsi que de l’exécution du budget ;
  • représente valablement l’Association vis-à-vis des tiers dans les limites des pouvoirs qui lui ont été délégués par le Conseil d’Administration ;
  • assiste lorsqu’il y est convié avec voix consultative aux délibérations du Conseil d’Administration ;
  • peut être convié aux réunions du Comité d’Éthique et de Supervision.

Dans le cadre des pouvoirs de gestion quotidienne exercés par le Directeur, sont expressément entendus, sous réserve des pouvoirs statutaires dévolus à l’Assemblée Générale et au Conseil d ‘Administration :

  • la définition de l’organigramme de l’Association et la définition des tâches de chacun des cadres, employés et ouvriers de l’Association ;
  • la fixation de l’effectif nécessaire à la bonne marche de l’Association, y compris les arbitrages entre les différentes catégories de personnels ;
  • l’embauche et le licenciement de ces personnels dans le respect des dispositions du manuel de procédures de l’Association. La fixation conformément aux conventions collectives et aux textes réglementaires, des salaires, appointements, indemnités, primes et avantages divers consentis à ces personnels ;
  • l’organisation comptable et administrative de l’Association ;
  • l’élaboration du projet de budget et du plan d’action ;
  • l’organisation technique de l’Association, l’organisation des stockages et de la production dans le respect de la réglementation en vigueur, notamment en matière d’hygiène et de sécurité ;
  • l’organisation des achats et de leurs procédures notamment l’élaboration des dossiers pour la passation des marchés et des achats ;
  • l’inventaire annuel des biens de l’Association et en faire rapport au Conseil
    d’Administration ;
  • Et de façon générale exercer tout pouvoir entrant dans le cadre de ses
    attributions.

Section 5 : Le Secrétariat

Article 41 : Le Secrétaire

Le Secrétaire aide le Directeur dans ses missions. A ce titre, il :

  • participe, avec le Directeur à la définition de la politique générale de l’Association ;
  • organise les activités scientifiques de l’Association ;
  • veille à la bonne exécution des décisions du Conseil d’Administration sous la supervision du Directeur ;
  • convoque les Assemblées Générales ou toute autre réunion à la demande du Directeur ;
  • assure l’intérim du Directeur en cas de décès, de démission ou d’empêchement absolu.

La durée de l’intérim court jusqu’au recrutement ou jusqu’à la nomination d’un nouveau Directeur par le Conseil d’Administration. L’intérim ne peut excéder l an non renouvelable.

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